Mis juhtub siis kui me ei esita raamatupidajale dokumente õigel ajal?
Raamatupidamine pole lihtsalt arvete sisestamine või maksude deklareerimine – see on pidev protsess, mis eeldab õigeaegset dokumentide liikumist ja täielikku informatsiooni. Iga finantstehing, olgu see kui väike tahes, omab mõju ettevõtte üldisele rahalisele seisule. Paljud ettevõtted ei anna endale aru, kui tõsiseid tagajärgi võib põhjustada see, kui vajalikud dokumendid jõuavad raamatupidajani liiga hilja.
Järgnevalt vaatamegi, mis võib juhtuda, kui dokumentide esitamine viibib:
- Hilinemine võib tuua trahve ja viiviseid
Kui raamatupidaja ei saa õigeks ajaks kätte kõiki vajalikke arveid, kviitungeid, lepinguid ja muid dokumente, mis on vajalikud korrektse aruandluse jaoks, võib viibida kogu aruandlus – olgu selleks siis käibedeklaratsioon, palgaarvestus või majandusaasta aruanne.
See omakorda kaasa tuua:
- maksude hilinemise
- vale maksusumma maksmise (kas üle- või alamaksmine),
- maksuhalduri tähelepanu ja kontrolli,
- trahvid või viivised
- Vigased või puudulikud aruanded
Kui dokumente ei esitata õigel ajal, võib raamatupidaja tugineda oletustele või puudulikele andmetele. Tulemuseks võivad olla:
- ebatäpsed finantsaruanded ehk tulemused ei pruugi peegeldada tegelikku olukorda,
- vajadus hilisemate paranduste tegemiseks, mis tekitavad lisatööd ja -kulu,
- valed juhtimisotsused, mis põhinevad ebatäpsel infol.
Hilisemate paranduste tegemine aastaaruande koostamisel on omakorda lisakulu.
- Pikenevad tööprotsessid ja suureneb koormus
Kui raamatupidaja saab suure hulga dokumente viimasel hetkel, võib:
- töömaht korraga hüppeliselt kasvada,
- suureneda vigade risk, kuna raamatupidaja peab kiirustama,
- tööde lõpetamine nihkuda või viibida teiste klientide arvelt,
- ei pruugi jõuda kõiki dokumente sisestada ja aruandlus võib hilineda.
Lisaks võib see tähendada ka suuremaid kulusid, kui lisatöö vajab kiirtöötlust või väljaspool tavagraafikut tegutsemist.
- Ettevõte kaotab kontrolli rahavoogude üle
Ajakohane raamatupidamine aitab juhtkonnal hoida silma peal ettevõtte finantsseisul – sissetulekud, kulud, maksukohustused, laekumised. Kui ettevõtte juhtkond ei saa raamatupidajalt ajakohast infot, ei ole võimalik ka rahavoogude planeerimine. Kas raha jätkub maksudeks? Millal saab maksta töötajatele või tarnijatele? Sellised küsimused jäävad õhku.
Kuidas probleeme vältida?
- Korrapärane dokumentide edastamine (nt iga nädal või kindlal kuupäeval kuus);
- Digitaalsed lahendused – näiteks pilveteenused ja e-arvete lahendused lihtsustavad dokumentide kogumist ja jagamist;
- Selged kokkulepped raamatupidaja ja ettevõtte vahel, millal ja kuidas andmeid edastatakse
.
Kokkuvõte:
Kallid ettevõtjad palun pidage siis ikka meeles, et raamatupidaja saab teha oma tööd hästi ainult siis, kui korrektsed dokumendid saabuvad õigeaegselt. Ettevõttele tähendab see paremat planeerimist, väiksemat riski ja rahulikumat igapäevatööd. Jäävad ära trahvid, valeotsused ja lisakulud.
Ära jäta dokumentide edastamist viimasele hetkele – see on lihtne samm, mis võib säästa palju probleeme.
English 
Estonian