Kas raamatupidajat kasutatakse liiga hilja?
Raamatupidamine ei tähenda ainult arvete sisestamist vaid ka seadusandluse tundmist, maksukohustuste korrektset täitmist ning ettevõtte finantsseisu mõistmist. Raamatupidajat nähakse sageli kui spetsialisti, kelle roll piirdub numbrite korrastamise ja aruannete koostamisega.
Tekib küsimus, millist lisandväärtust selline töö tegelikult loob ning kas ettevõtjal on võimalik need ülesanded ka iseseisvalt täita, vältides sellega täiendavaid kulusid.
Vastus on jah – loomulikult on võimalik ettevõtte raamatupidamist ise teha, kui sul on selleks vajalikud teadmised, süsteemsus ja piisavalt aega ettevõtte juhtimise kõrvalt.
Paraku aga need ettevõtjad, kes alguses otsustavad raamatupidajat mitte kaasata, jõuavad varem või hiljem siiski raamatupidaja juurde. Enamasti juhtub see siis kui ettevõtte tegevus kasvab, tehingud muutuvad keerukamaks, arved on kuhjunud, tähtajad lähenevad, tekib vajadus saada selgem ülevaade ettevõtte finantsidest ja maksukohustustest või kui küsimusi on rohkem kui vastuseid.
Sellises olukorras oodatakse raamatupidajalt sageli kiireid lahendusi ja kohest tegutsemist, arvestamata, et nn „tulekahju kustutamine“ nõuab tegelikult märksa rohkem aega ja tööd kui järjepidev raamatupidamise korraldamine algusest peale.
Kui dokumentatsioon on puudulik, tehingud korrastamata või kohustused täitmata, tuleb esmalt tegeleda vigade parandamise ja olukorra taastamisega. See tähendab, et töö, mida oleks saanud teha rahulikult ja süsteemselt, muutub ajamahukaks ning kulukamaks protsessiks. Selline lähenemine ei loo ettevõttele otsest väärtust vaid aitab pigem juba tekkinud kahju vähendada ja probleeme lahendada.
Hiline kaasamine maksab ajas, rahas ja vahel ka mainekahjus. Vigased või puudulikud andmed mõjutava otsuseid, mis võivad omakorda mõjutada kogu ettevõtte arengut.
Miks see nii on? Sageli alahinnatakse raamatupidaja rolli või nähakse seda kuluna, mitte investeeringuna. Samuti puudub arusaam, millal oleks „õige aeg“ raamatupidaja kaasamiseks. Vastus on lihtne: enne kui probleemid tekivad.
Raamatupidaja võiks olla üks esimesi partnereid, keda ettevõtja kaasab – mitte viimane, kelle poole pöörduda viimases hädas/enne tähtaega.
Raamatupidaja kohene kaasamine annab hoopis teistsuguse tulemuse. See tähendab selgeid protsesse, läbimõeldud kulude ja tulude kajastamist ning paremat ülevaadet ettevõtte rahalisest seisust. Raamatupidaja saab ennetada probleeme, mitte ainult neid hiljem parandada.
Sageli mõistetakse alles ettevõtluse käigus kui oluline on korrektne ja järjepidev raamatupidamine ning kui palju aega see ettevõtte juhtimise kõrvalt tegelikult nõuab. Raamatupidaja kaasamine aitab vältida vigu, säästa aega ning annab ettevõtjale kindlustunde, et ettevõtte finantsasjad on korras.
Kõike eelnevat arvesse võttes võib öelda, et raamatupidaja ei peaks olema ettevõtja jaoks viimane päästerõngas. Pigem võiks ta olla osa meeskonnast juba ettevõtte algusaegadest peale – partner, kes aitab hoida finantsasjad korras, ennetada probleeme ning luua kindla aluse ettevõtte arenguks. Hästi korraldatud raamatupidamine ei tähenda ainult seadusest tulenevate kohustuste täitmist, vaid annab ettevõtjale ka selguse, kindlustunde ja võimaluse keskenduda oma põhitegevuse.