Paberivaba raamatupidamine – meie tulevik või mitte?
Me elame maailmas, kus tehnoloogia areneb kiirelt ning tõenäoliselt ei ole varsti enam ühtegi ametit, mis digipädevusi ei nõuaks. Lennart Meri (1929-2006: eesti kirjanik, produtsent, diplomaat, ja poliitik, Eesti president 1992–2001) on öelnud: „Ja te teate, et muutuvas maailmas võidab see, kes maailmaga käib koos, käib natukene kiiremini kui maailm, jõuab maailmast ette, oskab ette näha neid probleeme, neid küsimusi, neid lahendusi, mida elu talle seab.“
Eestis hakkasid tehnoloogilised muutused toimuma kuskil paar aastakümmet tagasi. Esimest korda oli võimalus ühineda internetiga pea 30 aastat tagasi ning esimene mobiiltelefon jõudis siia umbes 25 aastat tagasi. Esimene youtube video laaditi üles 15 aastat tagasi.
Tehnoloogia ja tehnoloogilised võimalused arenevad pidevalt edasi ja pakuvad uusi ning efektiivsemaid lahendusi erinevates valdkondades, sealhulgas ka raamatupidamises. Paljud ettevõtted on kasutanud uusi tehnoloogilisi lahendusi ja viinud paberkujul raamatupidamise üle paberivabaks, aga on veel ettevõtteid, mis seda teinud ei ole.
Paberivaba raamatupidamine.
Paberivaba raamatupidamine ehk digitaalne raamatupidamine tähendab, et kõik dokumendid (ostuarved, müügiarved, erinevad kuludokumendid), ärilised tehingud, lepingud ja andmed on saadud, üle kantud ja salvestatud elektrooniliselt ning asuvad digitaalses äritarkvaras või mõnes muus pilves olevas keskkonnas.
Raamatupidamisega kaasneb väga palju dokumente, mis varasemalt säilitati kõik paberkandjal – prinditi välja ja toimetati käest kätte. Paberkandjal dokumentide säilitamine tekitab aga tohutul määral jäätmeid. Ühiskonnas on väga suur rõhk pandud keskkonnasäästlikule käitumisele ning paberivaba raamatupidamine aitab suurel määral sellele kaasa. Vähema paberi kasutamine säästab puid, aitab hoida vett puhtana (reostus) ning vähendab muid keskkonnale kahjulike kemikaalide kasutamist.
Paberivaba raamatupidamise eelised.
Tänapäeval – digiajastul, kus info liigub kiirelt –on dokumentide välja printimine ja käest kätte toimetamine väga ajamahukas kui võiks isegi öelda tüütu töö. Enamasti saadetakse arved siiski meilile ning tekib küsimus, milleks neid siis veel välja printida kui saaks kasutada tehnoloogilisi võimalusi – säilitada dokumente digitaalsel kujul? Seetõttu võimaldabki paberivaba raamatupidamine:
- kiiret informatsiooni liikumist – dokumentide ja failide jagamine, ülesleidmine on ainult ühe kliki kaugusel,
- turvalisust – paber võib koltuda ning vees või tules hävida. Digitaalselt säilitatud infoga seda ei juhtu,
- ligipääsu raamatupidamisandmetele igal ajal, igas seadmes, igas kohas – kiire ligipääs igaühele, kellel on selleks õigused. Kõik on vajaliku teabega kogu aeg kursis kuna info on koondatud ühte keskkonda kokku ning on kiiresti leitav.
- lisaks on keskkonnasäästlik – keskkonnasõbralikkus muudab iga ettevõtte ka tarbijate jaoks ihaldusväärsemaks. Just see näitab, et ettevõte on teadlik probleemist ja hoolib meie ühisest maailmast.
Paberivaba raamatupidamise puudused:
Paberivaba raamatupidamise puhul peetakse kõige rohkem negatiivseks seda, et vahepeal süsteemid ei tööta korralikult ning kaheldakse serverite turvalisuses. Serverite puhul on kõige muret tekitavam see, et kasutajad ei oma täielikku kontrolli turvalisuse üle.
Raamatupidamise paberivabaks muutmise võimalused
Paberdokumendid on seni mänginud ettevõtte tegevuses väga olulist rolli. Seega, kui ollakse huvitatud üleminekust paberdokumentidelt digitaalsetele dokumentidele, siis on oluline mõelda, kuidas erinevad funktsioonid, mida täitsid paberdokumendid, saavad nüüd täidetud elektroonses vormis (Tallberg, 1997).
Digitaalsele raamatupidamisele üleminekuks on esmalt vaja konkreetset plaani. Tuleb läbi mõelda, millist infot täpselt on vaja ettevõttes digitaliseerida – müügiarved, ostuarved, aktid, lepingud, kulutšekid jne. Samuti tuleb paika panna, mis kuupäevast alates soovitakse raamatupidamisega digitaalseks minna. Lisaks tuleb endalt küsida, milliste viisidega hakatakse informatsiooni käsitlema, sest neid võimalusi on väga palju ja lähtuvalt ettevõttest tuleb valida sobivaim. Ja muidugi ka informatsiooni talletamise küsimus, sest ka see on oluline mõttekoht. (Jiménes, 2015)
Võimalik on skaneerida kõik äriga seotud dokumendid arvutisse ja luua lisaks veel dokumendikaustad, et kõik oleks arvutis sorteeritud. Nüüdseks on võimalik dokumente ka elektrooniliselt allkirjastada või kasutada digitaalset templit, et valideerida ettevõttest väljuvad dokumendid. Paraku tuleb arvesse võtta, et mitte kõik tarnijad ja kliendid ei soovi elektroonset suhtlust ning nendega sellised süsteemid ei toimi. Juht, kes tahab muuta organisatsiooni paberivabaks, peab mõistma, et samuti ka kõik partnerid ja ettevõtte enda töötajad peavad aktsepteerima uut süsteemi ning kohanema üleminekuga, nähes seda uue positiivse võimalusena, kuidas teha äri.
Kokkuvõtvalt võib öelda, et paberivaba raamatupidamine on tehnoloogia ja tehnoloogiliste võimaluste kiire arengu tõttu meie tulevik. Paberivaba raamatupidamine tagab kiire informatsiooni liikumise, turvalisuse, ligipääsu raamatupidamisandmetele igal ajal, igas kohas, igas seadmes. Lisaks on see keskkonnasäästlik näidates, et ettevõte on teadlik probleemist ja hoolib meie ühisest maailmast. Digitaalsele raamatupidamisele üleminekuks on vaja konkreetset plaani. ning samuti tuleb paika panna, mis kuupäevast alates soovitakse raamatupidamisega digitaalseks minna. Lisaks tuleb endalt küsida, milliste viisidega hakatakse informatsiooni käsitlema, sest neid võimalusi on väga palju ja lähtuvalt ettevõttest tuleb valida sobivaim. Ja muidugi ka informatsiooni talletamise küsimus, sest ka see on oluline mõttekoht.
Estonian 
English