Välislähetuse päevaraha: mida peab teadma tööandja, töötaja ja raamatupidaja?

Välislähetused on paljude ettevõtete igapäevane osa. Samas tehakse nende arvestuses väga tihti vigu – eriti päevaraha osas.
Selles postituses selgitan lihtsalt ja arusaadavalt:

millal on tegemist lähetusega
kui palju võib maksta maksuvaba päevaraha
mida peab kindlasti jälgima

Mis on välislähetuse päevaraha?

Välislähetuse päevaraha on töötajale makstav raha, mis aitab katta välisriigis
viibimisega seotud igapäevaseid kulusid (näiteks: toitlustus, igapäevased väljaminekud)
Oluline on siinkohal teada:

Päevaraha maksmine ei ole kohustuslik
Kui seda makstakse, tuleb järgida maksuvabu piirmäärasid

Kui palju võib maksta maksuvaba päevaraha 2026. aastal?

2026. aastal kehtivad järgmised maksuvabad piirmäärad:

kuni 75 € päevas esimese 15 päeva eest
kuni 40 € päevas iga järgneva päeva eest

NB! Tööandja võib maksta ka vähem või üldse mitte maksta. Arvestama peab, et kui tööandja otsustab maksta rohkem, siis ülejäänud osa maksustatakse nagu palk.

Millal on tegemist välislähetusega?

Töötaja on lähetuses siis, kui ta saadetakse tööle teise kohta kui tema tavapärane töökoht. Näiteks:

Tallinn → Pärnu = siseriiklik lähetus
Tallinn → Soome = välislähetus

Kui töölepingus on töökoht juba välismaal (nt Soome), siis see ei ole lähetus ja päevaraha tavaliselt ei maksta.

Välislähetuse päevaraha makstakse töölähetuse määruse § 4 lõike 2 kohaselt:

välislähetusse väljasõidu päeva eest, kui välisriiki suunduv sõiduk väljub hiljemalt kell 21.00
välisriigist saabumise päeva eest, kui sõiduk saabub pärast kella 3.00.

Mida peab tööandja tegema?

Kui töötaja saadetakse lähetusse, peab tööandja:

Vormistama lähetuse kirjalikult
Määrama täpselt: kuhu minnakse, kui kauaks, mis on tööülesanne, millised kulud hüvitatakse
hüvitama: transpordi; majutuse; muud tööga seotud kulud
Lisaks võib (ja sageli ka tehakse) maksta päevaraha.

Mida peab töötaja teadma?

Töötajal on õigus:

saada hüvitatud kõik lähetusega seotud kulud
saada päevaraha kui see on kokku lepitud
keelduda lähetusest teatud juhtudel (nt rase töötaja, alla 3-aastase lapse vanem – ainult nõusolekul)

Mida peab raamatupidaja jälgima?

Raamatupidajal on siinohal oluline roll. Kontrollida tuleb eelkõige:

kas lähetus on korrektselt vormistatud
mitu päeva töötaja tegelikult välismaal oli
jälgima kas makstud päevaraha jääb maksuvabadesse piiridesse
korrektne kajastamine palga- ja maksuarvestuses

NB! Vead võivad kaasa tuua täiendava maksukohustuse.

Millal läheb asi keeruliseks?

Välislähetuse puhul tekivad probleemid tavaliselt siis, kui:

töötaja viibib pikalt välismaal
ühes kuus on mitu lähetust
töötatakse mitmes riigis
töötaja on samaaegselt ka lähetatud töötaja

Sellisel juhul võivad kehtida ka teise riigi reeglid (nt miinimumpalk, tööaeg jne).

Töölähetus vs lähetatud töötaja – mis on nende vahe?

Töölähetus – töötaja saadetakse ajutiselt teise riiki tööasjus
Lähetatud töötaja – töötaja saadetakse konkreetse kliendi või partneri juurde teenust osutama

Praktikas võib töötaja olla mõlemat korraga – sel juhul tuleb järgida nii Eesti kui ka sihtriigi reegleid.

Millal tasub kindlasti raamatupidajaga konsulteerida?

Soovitame kindlasti nõu küsida, kui:

ettevõttel on sagedased välislähetused
töötajad viibivad pikalt välismaal
tegutsetakse mitmes riigis
ei ole kindel, kas tegemist on lähetuse või püsiva tööga

Kogenud raamatupidaja aitab:

vältida maksuvigu
optimeerida kulusid
tagada seadustega kooskõla

Praktilised näited: kuidas arvutada välislähetuse päevaraha 2026. Aastal

Näide	Päevi kokku	Arvestus	Maksuvaba summa	Selgitused
Lühike välislähetus	10 päeva	10 × 75 €	750 €	Kõik päevad jäävad esimese 15 päeva sisse → maksuvaba kuni 75 € päevas ehk kogu summa on maksuvaba.
Pikem välislähetus	18 päeva	(15 × 75 €) + (3 × 40 €)	1245 €	Siin rakendub “15 päeva reegel”: esimesed 15 päeva → 75 € ülejäänud päevad → 40 €
Mitu välislähetust ühes kuus (3 lähetust)	18 päeva (5+6+7)	(15 × 75 €) + (3 × 40 €)	1245 €	*Väga oluline:* päevad liidetakse kokku, ei loe mitu reisi on maksuarvestus käib kalendrikuu põhiselt
Üle piirmäära maksmine (90 € päevas)	10 päeva	75 € maksuvaba + 15 € maksustatav päevas	750 € maksuvaba + 150 € maksustatav	*Kui maksad rohkem kui lubatud:* 75 € on maksuvaba 90 – 75 = 15 € on maksustatav Ületatav osa maksustatakse nagu palk
Kahe kuu välislähetus	10 päeva + 10 päeva (22 jaanuar – 10 veebruar)	iga kuu eraldi 10 × 75 €	750 € + 750 €	*Optimeerimiskoht:* iga kuu arvestatakse eraldi 15 päeva piirang rakendub iga kuu uuesti
Maksimaalne 30 järjestikkust päeva	30 päeva	(15 × 75 €) + (15 × 40 €)	1725 €	*Kõik maksuvaba:* 15 päeva kõrgem määr 15 päeva madalam määr

Kiirspikker (väga oluline meeles pidada) ehk välislähetuse arvestuse “kuldreeglid”:

- arvestus käib kalendrikuu lõikes
- 15 päeva = 75 €, edasi 40 €
- mitu lähetust ühes kuus = päevad liidetakse
- üle makstud osa = maksustataks
- väga sage lähetus = siin tekib juba maksurist – kas tegemist on tegelikult lähetusega või töötatakse sisuliselt ikkagi püsivalt välismaal !?

Korduma kippuvad küsimused välislähetuse kohta:

K: Kui pikalt võib töölähetus kesta?

V: Töölepingu seaduse järgi kestab töölähetus üldjuhul kuni 30 järjestikust kalendripäeva, kuid pikem lähetus on lubatud poolte kokkuleppel. Siinkohal tuleb jälgida, et kui lähetus on väga pikk, siis ei pruugi olla tegu enam lähetusega (vaid püsiva töö tegemise kohaga)

K: Kui tihti võib töötaja lähetuses käia?

V: Seadus ei piira lähetuste arvu ei kuus ega aastas. Küll aga tuleb arvestada: päevaraha maksuvaba piirmäära ja võimalikku riski, et tegemist ei ole enam lähetusega, vaid tavapärase töö tegemise kohaga.

K: Kas töötaja võib olla kogu aeg välislähetuses?

V: Teoreetiliselt võib töötaja viibida sageli välislähetustes, kuid siinkohal on oluline jälgida, et millal muutub töö sisuliselt püsivaks välisriigis ehk sellisel juhul ei ole enam tegemist lähetusega ja päevarahade maksmine ei pruugi olla õigustatud ning lisaks võib tekkida maksukohustus teises riigis!

NB! Siin on oluline hinnata iga olukorda eraldi.

K: Mis juhtub, kui ühes kuus on mitu välislähetust?

V: Sellisel juhul tuleb päevad kokku liita kalendriku lõikes. Näiteks: kui on 3 lähetust kuus = kõik päevad liidetakse kokku. Arvestama peab, et esimesed 15 päeva → kuni 75 € maksuvaba ja ülejäänud päevad → kuni 40 € maksuvaba

K: Mis saab siis, kui päevaraha makstakse rohkem kui lubatud

V: Ülejääk maksustatakse nagu palk/töötasu :

K: Kas päevaraha maksmine on kohustuslik?

V: Ei ole kohustuslik, aga kui maksad, siis pead reeglitest kinni pidama.

K: Kas kõik kulud peab tööandja hüvitama?

V: Jah, tööandja peab hüvitama kõik töölähetusega seotud kulud, näiteks: transport; majutus; muud tööülesandega seotud kulud. Need ei ole maksustatavad, kui:

on seotud ettevõtlusega
on korrektselt dokumenteeritud

K: Millal on töötaja ka “lähetatud töötaja”

V: Töötaja on lisaks ka lähetatud töötaja (EL mõistes), ku ta saadetakse teise riiki teenust osutama konkreetsele kliendile. Sellisel juhul tuleb järgida ka sihtriigi töötingimusi (nt miinimumpalk, tööaeg jne)

K: Kas töötaja võib olla korraga nii lähetuses kui lähetatud töötaja ?

V: Jah, võib. See on väga levinud näiteks ehitussektoris Sellisel juhul tuleb:

maksta päevaraha (Eesti reeglite järgi)
samal ajal järgida sihtriigi töötingimusi

K: Millal tasub kindlasti raamatupidajaga konsulteerida?

V: Soovitame kindlasti küsida nõu, kui:

töötaja viibib välismaal pikemalt
lähetusi on palju ühes kuus
töötatakse mitmes riigis
ei ole selge, kas tegemist on lähetuse või püsiva tööga

Need on kõige tüüpilisemad kohad, kus tekivad maksuvead.

Kokkuvõtteks võib öelda, et välislähetuse päevaraha ei ole keeruline teema, aga detailid loevad. Pea meeles:

päevaraha ei ole kohustuslik
maksuvabad piirid on rangelt paigas
arvestus käib kalendrikuu lõikes
dokumentatsioon peab olema korrektne
iga olukord ei ole must-valge

Kui on kahtlus, küsi nõu – see on alati odavam kui hilisem maksuvaidlus.